Spese di trasporto in occasione di trasferte e dematerializzazione dei documenti

Punto di partenza: l’art. 51, comma 5 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), DPR 917/1986 per il quale “(…) le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito […], al netto delle spese di viaggio e di trasporto; […] Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito.”

Con tale formulazione il legislatore ha previsto che non debbano essere imputate al lavoratore, a titolo di reddito imponibile, le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro per consentire al proprio dipendente di svolgere l’attività lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro; alla luce di tale indicazione è necessario che dette spese siano rimborsate in ragione di idonea documentazione.

Recentemente l’Agenzia delle Entrate è tornata sul tema, con la Risposta all’Interpello n. 22 del 4 ottobre 2018, a seguito dell’istanza di un’azienda datrice di lavoro, in merito alla gestione delle trasferte dei propri lavoratori dipendenti tramite procedura centralizzata.

Per la società istante, in applicazione di tale procedura, il dipendente, comandato in trasferta, dispone telematicamente una richiesta di autorizzazione alla trasferta stessa, inserendo a sistema i dati necessari per ottenere l’approvazione da parte del datore di lavoro (scopo e tipologia del viaggio, attività da svolgere, data di inizio e fine del servizio fuori sede, etc.); ottenuta l’approvazione della trasferta, il dipendente procede con la prenotazione dei servizi di trasporto e/o viaggio e alloggio.

L’acquisto dei servizi di trasporto, aereo, treno, nave, viene effettuato di norma direttamente dal datore di lavoro ed il pagamento dei servizi di trasporto al vettore viene effettuato utilizzando una carta di pagamento virtuale ad addebito centralizzato su conto corrente del datore di lavoro.

La società fornitrice dello strumento di pagamento elettronico, successivamente, procura l’accesso a un portale on-line dedicato alla gestione ed all’analisi dei costi, nonché di vari sistemi di reportistica interni e soluzioni di integrazione con sistemi gestionali e di nota spese; per i servizi di trasporto acquistati con la predetta carta di pagamento viene, nello specifico, messo a disposizione un estratto conto in formato digitale contenente tutti i dettagli delle transazioni effettuate nel mese stesso (data d’acquisto, nome del passeggero, codice identificativo del dipendente, codice identificativo del viaggio, etc.).

Tali flussi, generati dalle transazioni, consentono di attribuire, in automatico, alle rispettive note spese le specifiche delle trasferte dei dipendenti. Tramite nome e cognome e codice identificativo del dipendente, riportati sia nella nota spese della trasferta, sia nell’estratto conto, è sempre possibile ricollegare le specifiche voci indicate nella nota spese di trasferta alle rispettive voci dell’estratto conto che attestano i pagamenti delle spese di trasporto anticipate dalla società.

Per quanto brevemente sopra descritto, è stato quindi chiesto all’Amministrazione Finanziaria se “(…) le spese pagate direttamente per il trasporto dei propri dipendenti in trasferta, in tutti i casi in cui non sia prevista l’emissione di biglietti cartacei, possano essere considerate idoneamente documentate attraverso l’attestazione delle stesse spese tramite l’estratto conto stampato su supporto cartaceo”.

L’Agenzia, nel fornire risposta affermativa, ha inoltre precisato che le informazioni presenti sull’estratto conto emesso in forma cartacea dalla società che rilascia la carta, validate dalla nota spese redatta in formato cartaceo da parte del dipendente, risultano idonee, nonostante i documenti di trasporto elettronici rilasciati dai vettori non siano stampati ed allegati alla relativa nota spese.

Resta inteso che i citati documenti di trasporto elettronici dovranno essere conservati in formato elettronico al fine di un eventuale riscontro in sede di controllo.

Sulla base delle considerazioni illustrate l’A.F. ritiene che “(…) le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro in occasione di trasferte fuori del territorio comunale dei propri dipendenti e documentate nei modi descritti possano essere ricondotte alla previsione esentativa di cui al comma 5 del […] citato articolo 51 del TUIR e, conseguentemente, possano essere considerate non imponibili ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente”.

È di notevole importanza la conferma di AdE in merito alla dematerializzazione di quelli che possono essere definiti documenti di supporto al processo di elaborazione di paghe e contributi (c.d. pezze giustificative) in un periodo di rilevante diffusione di strumenti elettronici per una più immediata gestione del personale soprattutto a supporto delle funzioni HR di aziende multilocalizzate e/o numericamente importanti.

Luca Bianchin, Consulente del lavoro